L’atto notarile informatico, firmato digitalmente dalle parti e dal notaio, è un documento di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato. In tal modo il notaio garantisce la stessa sicurezza giuridica del documento cartaceo.

Un atto informatico, completamente digitale (paperless), consente anche di risparmiare carta e rispettare in questo modo l’ambiente. Per questa ragione, da anni, il notaio Chiofalo propone questo tipo di costituzione degli atti e dei documenti, fornendo esclusivamente copie autentiche in formato digitale, lasciando a ogni modo ai cittadini e alle imprese di richiedere (e ottenere), su espressa richiesta, anche copia cartacea.

Da oltre un decennio sono operative le Disposizioni in materia di atto pubblico informatico che consentono ai notai di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere i medesimi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale. È possibile così stipulare atti in formato elettronico, sottoscrivendoli con firma digitale, sempre alla presenza del notaio e con tutti i controlli preventivi che caratterizzano l’atto cartaceo.

Quali sono i vantaggi per i cittadini e le imprese?

• il cittadino può scegliere se stipulare l’atto pubblico in modalità informatica o su carta;
• per stipulare l’atto pubblico informatico si potrà utilizzare la propria firma elettronica (anche non qualificata) o utilizzare la firma grafometrica su Tablet messo a disposizione dal notaio;
• i cittadini e le imprese potranno stipulare un atto notarile a distanza (sotto forma di scrittura privata autenticata) rivolgendosi contemporaneamente a due diversi notai, per esempio se si trovano in due diverse città;
• il notaio redige l’atto direttamente sul computer, lo legge dal computer e appone dopo le firme delle parti anche la sua firma digitale sul documento;
• le spese di conservazione degli archivi informatici sono interamente a carico del Notariato;
• già da oggi possono essere rilasciate in formato digitale anche le copie degli atti cartacei.

I costi per le parti saranno gli stessi pagati oggi per gli atti tradizionali. Oggi, per una compravendita immobiliare, ci si rivolge a un unico notaio mentre qualora le parti si trovino in città diverse, ne entreranno in gioco due laddove l’atto si debba concludere a distanza. Questo non vuol dire che le spese raddoppieranno, ma solo che la parcella sarà suddivisa tra i due professionisti.

Atto pubblico informatico

Un’altra importante modalità applicativa dell’atto informatico si ritrova nell’ambito delle procedure di affidamento dei contratti pubblici. Il nuovo co. 13 dell’art. 11 del Codice degli appalti (D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163) prevede, infatti, che «Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata».

La modalità elettronica non è più una mera alternativa, residuale, alla forma cartacea, bensì l’unico modo con cui è oggi possibile procedere alla stipulazione dei contratti in parola. Tale previsione è ribadita nel sistema delineato dal cosiddetto “Decreto Sviluppo” che favorisce il processo di digitalizzazione nel settore pubblico e, così come numerosi altri provvedimenti degli ultimi anni, intende promuovere l’uso dell’informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra Pubblica Amministrazione e Cittadini.

Come si crea un atto informatico

L’atto informatico è realizzato dai notai attraverso iStrumentum. Di seguito riportiamo al riguardo alcuni video tutorial a cura di Federnotizie (anche con la collaborazione del notaio Chiofalo).